מדריך מקוצר שכתבו רותם כרמי ושיר יפה, חברי הצוות המוביל ב”רשת: באר שבע”
בהפקת אירוע השתתפותי יש חמישה שלבים עיקריים שמובילים אותנו מהרעיון לסיכום או לחגיגה:
הבניה (Outdoor):
גיוס פעילים נוספים דרך פייסבוק, רשימת תפוצה, היכרויות אישיות (על יצירת קשר עם פעילים) || פגישה ראשונה של הצוות היוצר (מובילים ופעילים): הנגשת משאבים קיימים, חיבור לרעיון שגובש לאירוע, חלימה משותפת || מתן שם לאירוע || חשיבה משותפת על “חוויית המשתתף”– המסלול שהמשתתפים עוברים מרגע ההיחשפות לאירוע ועד לפופ-אפ שאחריו, בדגש על הדרך שבה כל משתתף או משתתפת יכולים לתרום להצלחת האירוע ולהעצמתו || החלטה על מסרים שיווקיים ודרכי פרסום (הצעה לרצף פעולות) || חלוקה לתפקידים ומשימות בהתאם לסוג האירוע ולאופיו (טבלת שליטה לדוגמה) || רקימת שותפויות עם שותפים שעלו בשלב ההבניה || תכנון התיעוד של האירוע
הבשלה (In-House):
בניית שותפות ראשונית להובלת האירוע (3-2אנשים) || הגדרת החזון (מטרות, יעדים, קהל יעד) || שאיבת השראה ממקורות חיצוניים || איתור שותפויות רלוונטיות (בתי עסק, מרכז צעירים, אגף רלוונטי ברשות) || החלטה על סוג ומבנה האירוע || שריון תאריך || בניית תקציב אירוע ככלי תכנוני (גם אם רובו מבוסס על מתנדבים ותרומות)
יציאה לעולם:
הצוות היוצר עף על האירוע ברחבי העולם: פייסבוק, שלטים בשכונה, היעזרות בשותפויות || בנייה סופית של התכנים וההכנות הלוגיסטיות || מימוש השותפויות משלב ההבניה || אחריות ל-Well-Beingשל הצוות היוצר
האירוע:
הקמות || ניהול האירוע || ניהול חוויית משתתף תוך כדי האירוע || הפקת סרטון וידאו מקצועי || פירוק האירוע (טיפ של אלופים: לעולם אל תשכחו לחשוב על הפירוק).
סגירה וחגיגה:
שיחת סיכום וקציר מסקנות (כמה שיותר קרוב לאירוע, גג 4-3ימים אחריו) || פרסום תמונות וסרטונים || ערב הוקרה לפעילים הכולל סיכום אישי של כל אחד והפקת לקחים להמשך
כמה דגשים..
איסוף פרטי קשר
חשוב מאוד לאסוף את כל פרטי הקשר (מייל+פייסבוק) של מי שמגיע לאירועים שלכם כדי שתוכלו לשמור על קשר בהמשך (דרך הרשמה מוקדמת לאירוע או דרך איסוף הפרטים בכניסה לאירוע).
איתור אנשים
המטרה המרכזית של אירוע מגנט צריכה להיות איתור אנשים. חפשו את ה-Doerים, את האנשים שיש להם מוטיבציה לפעולה ויכולת (ארגונית וביצועית) להפוך רעיון למציאות. חפשו את האנשים עם התשוקה בעיניים ובגוף למה שהם עושים. אלה השותפים הכי משמעותיים שיכולים להיות לכם בדרך.
כל אירוע מפיקים עם שותפים לדרך, אף פעם לא לבד
חפשו אותם בקבוצות של פעילים חברתיים, בקבוצת המתנות הקרובה לביתכם, בקבוצה של השכונה או העיר והכי טוב – גייסו חברים שלכם שנדלקו על הרעיון כמוכם.